| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи(тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| | 01 Документація керівника закладу | | | |
| 01-01 | Ліцензія на право ведення закладом діяльності з надання освітніх послуг (стосується лише закладів приватної форми власності) | | До заміни новою | |
| 01-02 | Свідоцтво про державну атестацію закладу | | До ліквідації закладу Ст.30 | |
| 01-03 | Матеріали державної атестації | | До ліквідації закладу | |
| 01-04 | Статут закладу | | До ліквідації закладу Ст.28 | |
| 01-05 | Книга реєстрації наказів з основних питань діяльності, папки з наказами | | До ліквідації організації Ст.121-а | |
| 01-06 | Книга реєстрації наказів з кадрових питань | | 75 р. Ст.16 б | |
| 01-07 | Річний план роботи закладу на навчальний рік та оздоровчий період | | 5 р. Ст.157 | |
| 01-08 | Книга протоколів засідань педагогічної ради закладу | | До ліквідації організації Ст.121-а | |
| 01-09 | Книга обліку особового складу працівників | | 75 р. Ст.528 | |
| 01-10 | Особові справи працівників закладу | | 75 р. Ст.493в Після звільнення | |
| 01-11 | Трудові книжки працівників та книга обліку трудових книжок | | 50 р. Ст.530 ст.530 а | |
| 01-12 | Журнал обліку вхідних документів | | 3 р. Ст.122 | |
| 01-13 | Журнал реєстрації документів, створених закладом (вихідна документація) | | 3 р. Ст.122 | |
| 01-14 | Матеріали щодо проведення атестації педагогічних та інших працівників закладу (заяви, списки працівників, які атестуються, та їх характеристики, графік роботи атестаційної комісії,протоколи засідань атестаційних комісій тощо) | | 5 р. Ст.636 | |
| 01-15 | Копії документів статистичної звітності (статистичний звіт про діяльність закладу) | | До ліквідації закладу ст.302 б | |
| 01-16 | Графік роботи працівників закладу | | До заміни новим | |
| 01-17 | Правила внутрішнього трудового розпорядку | | 1 рік ст.397 після заміни новими | |
| 01-18 | Посадові (робочі) інструкції працівників закладу | | До заміни новим 5р. ст.43 | |
| 01-19 | Журнал прибуття (вибуття) дітей у закладі | | 3 р. | |
| 01-20 | Книга прийому та передачі справ при зміні керівника закладу | | До ліквідації закладу | |
| 01-21 01-21-1 01-21-2 | Протоколи: загальних зборів працівників закладу; нарад при завідувачу; загальних батьківських зборів. | | До ліквідації закладу Ст.121-а | |
| 01-22 | Матеріали щорічного звітування керівника закладу | | | |
| 01-23 | Контрольно – візитаційна книга закладу | | До заміни новою 3р. | |
| 01-24 | Книга звернень громадян | | 3 р. ст.125 | |
| 01-25 | Штатний розпис | | 75 р. ст.37 | |
| 01-26 | Номенклатура справ | | Після заміни новою Ст.112-в | |
| 01-27 | Журнал (табель) обліку робочого часу працівників | | 5р. ст.630 | |
| 01-28 | Книга наказів по руху дітей | | 5р. після переведення дітей до школи | |
| 01-29 | Матеріали атестації робочих місць за умовами праці | | 75р. ст.450 | |
| 01-30 | Особові справи дітей | | 3р. після закінчення закладу або вибуття ст.51 | |
| 01-31 | Колективний договір | | До ліквідації закладу ст.395 | |
| 01-32 | Документи (акти, довідки) щодо готовності закладу до нового навчального року | | 5р. ст.77 | |
| | 02 Документація вихователя-методиста | | | |
| 02-01 | План роботи | | 3 р. Ст.557 | |
| 02-02 | Перспективний план підвищення кваліфікації та проведення атестації педагогічних працівників | | 5р. | |
| 02-03 | Картотека матеріалів,обладнання, публікацій періодичних освітніх видань, психолого-педагогічної, методичної літератури, передового педагогічного досвіду методичного кабінету закладу. | | 10 р. | |
| 02-04 | Довідки, доповідні записки про стан навчально-виховної і методичної роботи та заходи щодо її вдосконалення. | | 10 р. | |
| 02-05 | Матеріали проведених семінарів, звіти творчих, проблемних груп, конспекти занять; програми святкових заходів, розваг, театральних вистав; матеріали з досвіду роботи, експериментальних досліджень. | | 5 р. | |
| 02-06 | Книги обліку (посібників, ігрового, дидактичного обладнання тощо). | | 5 р. | |
| 02-07 | Матеріали проведення педагогічних рад закладу. | | 5 р. | |
| | 03 Документація вихователя | | | |
| 03-01 | План роботи | | 3 р. | |
| 03 -02 | Журнал обліку щоденного відвідування групи дітьми | | 5р. Ст.590 | |
| 03-03 | Книга відомостей про дітей та їхніх батьків | | 75 р. | |
| 03-04 | Листок здоров'я дітей | | 5р. Ст.722-а | |
| 03-05 | Картотека дидактичних ігор, методичних розробок ( конспекти різних видів роботи з дітьми ) | | 5р. | |
| 03-06 | Журнал огляду дітей на педікульоз | | 3р. ст.745 | |
| 03-07 | Журнал щоденного температурного скринінгу вихованців закладу | | | |
| | 04 Документація інструктора з фізкультури | | | |
| 04-01 | План роботи | | 5 р. | |
| 04-02 | Листок здоров'я дітей | | 5 р. | |
| 04-03 | Картотека методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії спортивних заходів) | | 5р. | |
| 04-04 | Графік роботи фізкультурного залу, затверджений керівником закладу | | 5р. | |
| | - Документація
музичного керівника | | | |
| 05-01 | План роботи | | 5р. | |
| 05-02 | План проведення масових заходів, дійств музичного-естетичного циклу | | 5 р. | |
| 05-03 | Картотека методичних розробок(конспекти різних видів роботи з дітьми, сценарії музичних свят, розваг, театральних вистав тощо), музично -дедактичних ігор | | 5 р. | |
| 05-04 | Графік роботи музичного залу, затверджений керівником закладу | | 5р. | |
| | - Документація
керівника – гуртка | | | |
| 06-01 | Програма, за якою працює гурток | | 5р. | |
| 06-02 | Журнал планування та обліку гурткової роботи | | 5р. | |
| 06-03 | Графік роботи, розклад занять, список дітей, затверджений керівником закладу | | 5р. | |
| 06-04 | Картотека дидактичних ігор, методичних розробок (конспекти різних видів роботи з дітьми) | | 5р. | |
| | 07 Документація вчителя - логопеда | | | |
| 07 -01 | Книга обліку дітей із зазначеням діагнозу | | 3р. після закінчення журналу | |
| 07-02 | Картка мовного розвитку на кожну дитину | | | |
| 07-03 | Індивідуальна картка розвитку дитини | | | |
| 07-04 | Календарний план роботи та план індивідуальної роботи, занять у підгрупах | | 3р. ст.556 | |
| 07-05 | Книга аналізу результативності корекційної роботи з дітьми | | | |
| 07-06 | Висновок про комплексну психолого-педагогічну оцінку розвитку дитини | | 3р. ст.122 | |
| 07- 07 | Книга взаємозв`язку між логопедом і вихователем групи | | | |
| 07- 08 | Графік роботи кабінету, затверджений керівником закладу | | 1р. ст.586 | |
| | - Документація
практичного психолога | | | |
| 08- 01 | Плани роботи на рік ( місяць ) | | 3р. Ст.557 | |
| 08- 02 | Форми статистичної звітності встановленого зразка | | До ліквідації закладу | |
| 08- 03 | Журнал індивідуальних консультацій | | 10р. Ст.14 а | |
| 08- 04 | Журнал щоденного обліку роботи практичного психолога | | 5 р. | |
| 08-05 | Матеріали психолого-педагогічних консиліумів, семінарів, тренінгів. | | 5 р. | |
| 08-06 | Тексти ( ключі ) тестових методик, опитувальники, анкети | | 3 р. | |
| 08-07 | Графік роботи | | 3р. | |
| 08-08 | ПРОТОКОЛ* індивідуальної психологічної діагностики | | 10р. ст.14 а | |
| 08-09 | ПРОТОКОЛ* групової психологічної діагностики | | 10р. ст.14 а | |
| 08-10 | ПРОТОКОЛ*включеного спостереження | | 3р. | |
| | 09 Документація медичного кабінету | | | |
| 09-01 | Карта профілактичних щеплень (ф.063-1/о ), індивідуальні карти дітей ( ф. 063-1/о ) | | 3 р. Ст.745 | |
| 09-02 | Журнал реєстрації екстрених повідомлень про інфекційне захворювання, харчове, гостре професійне отруєння, незвичайну реакцію на щеплення ( ф. 058/о ) | | 3 р. Ст.122 | |
| 09-03 | Журнал обліку інфекційних захворювань ( ф. 060/о ) | | 3р. Ст.745 | |
| 09-04 | Журнал обліку роботи з гігієнічного виховання(ф.0.38/о) | | 3р. Ст.122 | |
| 09-05 | Книга записів медико -педагогічного контролю за фізичним розвитком дітей | | 3р. Ст.112-в | |
| 09-06 | Табель відвідування дітьми закладу | | 5 р. | |
| 09-07 | Амбулаторний журнал | | 5 р. | |
| 09-08 | Журнал ізолятора | | 5р. | |
| 09-09 | Журнал дегельмінтизації | | 5р. | |
| 09-10 | Книга обліку медичних книжок | | 5р. ст.721-б | |
| 09-11 | Журнал антропометрії | | 3р. ст.122 | |
| 09-12 | Журнал щоденного температурного скринінгу та посиленого моніторінгу стану здоров`я працівників | | | |
| 09-13 | Журнал щоденного температурного скринінгу та моніторінгу стану здоров`я відвідувачів | | | |
| 09-14 | Журнал щоденного температурного скринінгу та моніторінгу стану здоров`я працівників харчоблоку | | | |
| | 10 Документація з організації харчування | | | |
| 10-01 | Інструкція з організації харчування дітей у закладі | | 5р. | |
| 10-02 | Журнал обліку зведених даних щоденного відвідування дітей | | 5р. | |
| 10-03 | ерспективнее меню на 2 тижні | | 1р. Ст.738 | |
| 10-04 | Картотека страв | | 5р. | |
| 10-05 | Журнал дієтичного харчування | | 5р. | |
| 10-06 | Журнал бракеражу готової продукції | | 1р ст.1788 | |
| 10-07 | Журнал виконання норм харчування | | 1 р. Ст.809 | |
| 10-08 | Книга складського обліку продуктів | | 3р. ст.351 | |
| 10-09 | Журнал бракеражу сирих продуктів | | 1р. ст.1788 | |
| 10-10 | Журнал та лист реєстрації температурного режиму холодильників | | 5р. | |
| 10-11 | Журнал «Здоров`я» працівників харчоблоку | | 3р. ст.122 | |
| 10-12 | Зошит обліку відходів | | 2р. ст.88 | |
| 10-13 | Документи, що засвідчують якість та безпеку продуктів харчування (сертифікати, тощо) | | | |
| 10-14 | Документація по НАССР | | | |
| | 11 Фінансово - господарська діяльність | | | |
| 11-01 | Книга складського обліку матеріалів | | 3 р. Ст.351 | |
| 11-02 | Документи з організації охорони праці | | 3 р. Ст.1276 | |
| 11-03 | Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці (вступний, первинний, повторний, цільовий) | | 5р. | |
| 11-04 | Інструктажі з охорони праці | | 5 р. | |
| 11-05 | Навчання з охорони праці Тижні з ОП | | 5 р. | |
| 11-06 | Документація з питань пожежної безпеки | | 5р. Ст.1117 | |
| 11-07 | Документація з цивільної оборони | | До заміни новими | |
| 11-08 | Документи з організації роботи теплозабезпечення закладу | | 3 р. | |
| 11-09 | Технічна документація експлуатації устаткування теплових установок і мереж | | До ліквідації закладу | |
| 11-10 | Документи з організації роботи електропостачання закладу | | 10р. Ст.480 | |
| 11-11 | Документація з водопостачання | | До заміни новими | |
| 11-12 | Журнали реєстрації нещасних випадків | | 45 р. Ст.453 | |
| 11-13 | Документи ( акти, висновки, протоколи) розслідування нещасних випадків не виробничого характеру | | 45 р ст.453 | |
| 11-14 | Журнал нарядів на виконання робіт на висоті | | 3р. | |
| 11-15 | Документи по дератизації (акти виконаних робіт) | | 1р. | |
| 11-16 | Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці | | 10р. ст.481 після закінчення журналу | |
| 11-17 | Журнал реєстрації нещасного випадку не виробничого характеру | | 45р. ст.477 | |
| 11-18 | Журнал обліку дезінфікуючих, миючих засобів, засобів індивідуального захисту | | | |
| | 12 Архів | | | |
| 12-01 | Книга реєстрації надходження документів до архіву. | | Постійно | |
| 12-02 | Акти видалення та знищення | | 5 р. | |
* Відповідно до Примірної інструкції з діловодства у дошкільних навчальних закладах (наказ МОН від 25.06.2018 № 676).
